Claus per l'elaboració del pressupost de l'entitat
1. Què és un pressupost
El pressupost és l’eina que s’utilitza per preveure com es pensen obtenir els ingressos necessaris per a dur a terme l’activitat de l’entitat, i de quina manera es gastaran.
Normalment, es fa un pressupost d’ingressos i despeses, però en alguns casos l’entitat també haurà de fer un pressupost per a les inversions que pensi fer.
S’acostuma a fer un pressupost par a cada activitat o línia d’activitats, i també un per al sosteniment de l’estructura de l’entitat. I, posteriorment, es posen tots ells en comú per veure la previsió de resultat total que tindrà l’entitat, en el seu conjunt.
La seva funció principal és esbrinar si el projecte de l’entitat és viable, a priori.
A l’hora de fer el pressupost es tindrà en compte l’estil o “forma de fer” de l’entitat: criteris per escollir als proveïdors (per exemple, si es prioritza que aquests siguin agents d’economia social), si es volen o no demanar subvencions, les polítiques de preus a aplicar (per exemple, possibles descomptes), etc.
2. Passos a seguir: Punts que cal pensar
a. Quines activitats es volen fer?
L’entitat ha de decidir quines activitats o línies d’activitat concretes vol desenvolupar, per poder després continuar amb el procés d’elaboració del pressupost. El nivell de detall dependrà de si es vol una visió en conjunt per tipologia d’activitat, o si es vol un per cada activitat concreta.
b. Quina és l'estructura de l'entitat?
L’entitat té uns costos fixos només pel fet d’existir. Aquests costos poden ser diferents segons la seva mida, o del seu funcionament. Per exemple, les taxes del Registre d’Associacions pels diversos tràmits formals, el lloguer d’un local, el personal d’estructura, telèfons o d’altres subministraments, gestories...
Caldrà tenir present que s’ha de generar prou marge de beneficis a les activitats per poder sostenir aquestes despeses comunes i globals de l’entitat.
c. Quins recursos es necessitaran?
Tant les activitats a desenvolupar com l’estructura de l’entitat requeriran d’una sèrie de recursos materials i/o personals per poder ser dutes a terme.
En el cas de les activitats, i depenent de la seva tipologia concreta, els més comuns són el personal, els transports, despeses d’alimentació, materials, lloguer d’espais, etc.
En el cas de l’estructura, els més habituals són el lloguer de la seu de l’entitat, personal d’administració, taxes de Registre, subministraments d’aigua, llum o telèfon, gestories, etc.
d. Quins ingressos s'hauran d'obtenir per finançar els recursos necessaris?
Pel que fa als ingressos, aquests hauran de poder cobrir el cost tant de les activitats com de l’estructura general de l’entitat.
Poden provenir de diverses fonts, algunes més específiques, com les quotes de participació a les activitats o la facturació de serveis, o bé d’altres més genèriques com ara els donatius o les subvencions destinades al manteniment de l’entitat.
3. Quantificar les despeses
El pas següent, un cop definits quins seran els recursos necessaris, serà quantificar-los, és a dir, posar en xifres monetàries les necessitats detectades.
Es pot fer de dues maneres:
a. Partint de les dades del comptabilitzat en anys anteriors
b. Demanant pressupostos a possibles proveïdors i la previsió dels costos de personal a l’assessoria que porti la gestió de les nòmines de l’entitat, en cas de disposar de personal contractat laboralment.
En cas que hi hagi consums de subministraments, s’hauran de valorar sota criteris objectius (per exemple, el consum elèctric en funció de les hores d’utilització de l’espai a on es duu a terme una activitat concreta).
Al finalitzar aquest punt, l’entitat sabrà quants ingressos li caldrà generar perquè el seu projecte sigui viable.
4. Calcular la previsió d'ingressos
Per poder quantificar la previsió dels ingressos que s’obtindran, caldrà establir:
a. Nombre mínim necessari de persones participants.
b. Quota que haurà de pagar cada persona pel servei
c. Import dels ingressos que es prevegin procedents d’altres vies (subvencions, patrocinis, donacions, etc.)
Els resultat d’aquesta previsió hauria de ser superior a la previsió de les despeses realitzades al punt anterior. Malgrat això, si l’entitat té diversos projectes, el que s’haurà de comprovar és que surti positiu el conjunt de tota l’activitat. En ocasions, hi ha projectes que, per les seves característiques, podran ser deficitaris però que, igualment, l’entitat consideri que els ha de dur a terme. Això no serà un problema si la resta de projectes compensen aquest dèficit.
5. A tenir en compte!
- Els pressupostos són previsions. No tenen perquè coincidir en la seva totalitat amb el que passi finalment. Per aquest motiu, cada tant en tant i a mesura que es vagin executant les activitats previstes, cal anar comparant els registres de la comptabilitat (el que ha passat realment) amb el pressupost (el que es va preveure), anar analitzant les possibles desviacions i prendre decisions correctores en base a aquestes, si fos necessari.
- El resultat de l’activitat serà el que passi en la realitat, no el que es va dir que passaria en el pressupost.
- Cal tenir molt present la diferenciació entre despesa/pagament i ingrés/cobrament. En el cas de les nòmines, el cost serà el salari brut més la seguretat social de l’entitat, i no el salari net que se li pagui a la persona treballadora.
- Cal ser prudent: no comptar amb ingressos que només siguin possibles però no probables.
- Cal diferenciar entre les despeses fixes que es tindran sigui quin sigui el volum de l’activitat, i les despeses variables.
- Si no es té prou liquiditat per finançar l'activitat per part de l'entitat, caldrà incloure al pressupost el cost del finançament (comissions, interessos...).