Què hem de tenir en compte per presentar un projecte?
Totes les entitats dissenyem projectes per dur a terme la nostra missió i, sovint, els presentem a subvencions públiques o ajuts privats, a fi d’aconseguir el finançament que ens cal per executar-los.
El projecte marc
Una bona planificació és clau en qualsevol projecte. Per això, és molt recomanable tenir preparat un projecte marc, que anirem adaptant en funció de les diferents convocatòries de subvencions a les quals el vulguem presentar.
No cal, per tant, que esperem a la convocatòria per tenir el projecte redactat sinó que, al contrari, podem preparar amb temps un projecte marc que defineixi els elements més rellevants de la nostra proposta.
En aquest sentit, podem crear un guió general que doni resposta als aspectes clau del disseny, execució i avaluació del projecte. Al Manual d’elaboració i avalució de projectes de Torre Jussana, hi podem trobar un guió complert, amb els diferents apartats que hauria de contenir la redacció d’un projecte: denominació, descripció general, justificació de la necessitat del projecte i marc de referència, persones destinatàries i ubicació, objectius, activitats, cronograma, organització i metodologia, comunicació, avaluació, recursos i pressupost.
És especialment important que tinguem en compte la necessària coherència que hi ha d’haver entre tots aquests apartats i, especialment, entre els objectius (allò que volem aconseguir), les activitats (allò que farem per aconseguir els objectius) i els indicadors (allò amb què mesurarem els grau de consecució dels nostres objectius).
Calendari de subvencions
En el marc de les tasques de planificació, també és convenient tenir clar en quin moment de l’any es solen convocar les subvencions a les quals ens volem presentar.
A més de les subvencions de l’Ajuntament del nostre municipi, convé que ens informem sobre el calendari anual d’altres subvencions que podrien ser del nostre interès. Cada any, per exemple, Xarxanet.org publica un calendari de finançament, on recull les principals convocatòries anuals, classificades en funció del mes en què es varen convocar l’any anterior. Així, tindrem una orientació que ens ajudarà a planificar millor l’adaptació dels projectes marc a les diferents convocatòries.
Les bases de la convocatòria
Un cop es convoca una subvenció que ens interessi, cal que en llegim les bases reguladores amb molta atenció atès que és el document on trobarem les normes que caldrà tenir en compte a l’hora de presentar, executar i justificar una subvenció.
Les bases reguladores poden publicar-se junt amb la convocatòria o bé un temps abans. En general, però, ens han d’informar sobre l’objecte de la subvenció, els requisits de les entitats beneficiàries, els criteris de valoració, entre d’altres.
Si les bases marquen les condicions per sol·licitar la subvenció i executar el projecte, la convocatòria determina l’inici del procediment, indicant els terminis concrets de presentació i la referència a les bases reguladores que calgui seguir.
Tota la informació que contenen bases i convocatòria és rellevant, però cal que llegim amb particular atenció alguns aspectes clau que determinaran si ens podem presentar o no, com ara:
- Terminis de presentació de sol·licituds, d’execució i de justificació
- Requisits de les entitats beneficiàries i possibles incompatibilitats
- Despeses que es consideren subvencionables
- Quanties que es poden sol·licitar
- Procediment de reformulació, si existeix
Un altre element cabdal que recullen les bases són els criteris de valoració de les sol·licituds, és a dir, aquells aspectes que l’Administració tindrà especialment en compte a l’hora de valorar els diferents projectes presentats.
Els criteris solen tenir a veure amb qüestions de coherència i qualitat del projecte així com d’adequació a l’objecte de la convocatòria i a les prioritats de l’Administració convocant. Per això, és molt important que, a l’hora de redactar la sol·licitud, ens assegurem de posar en valor aquells aspectes del nostre projecte o de la nostra entitat que concorden amb els criteris establerts.
Entre els criteris de valoració trobarem, cada cop més sovint, criteris relacionats amb la perspectiva de gènere, que hem de saber integrar en els nostres projectes. Per ajudar-nos, podem consultar una guia per a la introducció de la perspectiva de gènere en els projectes, del Departament d’Igualtat i feminismes de la Generalitat de Catalunya.
Forma de presentació
Un cop ens haguem, assegurat de complir tots els requisits, caldrà que adaptem el nostre projecte als formularis de presentació que ens indiquin les bases: poden ser formularis online, o arxius descarregable que calgui omplir, o bé documents de tipus més obert. En tot cas, a l’hora de presentar la sol·licitud, haurem de revisar que tota la informació rellevant que l’Administració ens demana, hi queda ben recollida.
També haurem d’assegurar-nos de fer la presentació en temps i forma, i adjuntant tota la documentació que se’ns demani.
Per no cometre errors evitables, podem consultar l’Administració convocant en cas que tinguem alguna consulta important. De la mateixa manera, si es convoquen sessions informatives, és molt important que hi puguem assistir perquè, ben segur, resoldran molts dels dubtes que ens puguin sorgir.
Un cop presentada la sol·licitud, caldrà desar la notificació i fer seguiment de possibles requeriments d’informació que ens faci l’Administració, així com de resolucions provisionals, adaptacions i resolucions definitives.