Claus per l'elaboració de la memòria d'un projecte

Què és la memòria d’un projecte?

La memòria d’un projecte és el document on queda reflectit com s’ha anat desenvolupant l’activitat i on podem veure on han anat a parar el pressupost demanat per poder realitzar-lo, quins objectius dels que s’havien plantejat prèviament s’han pogut assolir o quins problemes han aparegut al llarg del projecte.

Abans de començar a fer la redacció de la memòria és important haver tingut presents els punts que cal incloure-hi. Això cal fer-ho durant el projecte i no només al final, perquè ens serà molt més fàcil omplir els formularis de la memòria si ja hem anat recollint la informació necessària, que no pas si hem de partir d’un full en blanc.

Per on comencem?

Recopilació de dades

Com s’ha explicat abans, és de gran ajuda començar amb la memòria durant l’execució del projecte recopilant de manera periòdica i sistemàtica informació que s’hi relaciona. Per això, és important que d’aquesta tasca se n’encarreguin directament els agents que intervenen al llarg del projecte.

És recomanable fer una previsió de les dades que caldrà recollir tenint en compte que no tota la informació és rellevant, i per tant, ens servirà qualsevol mena de dada, sinó que ens haurem de focalitzar en la informació que ens sigui més útil de debò.

Justificació

S’ha de preveure quins justificants de despesa necessitarem i també s’ha de conservar sempre una còpia dels documents entregats.

Molts projectes es poden fer gràcies a l’ajuda d’una subvenció, en aquest cas s’ha de tenir en compte:

La data de la factura o justificant, que ha d’estar dins del període subvencionable.
Quan es presenti la justificació és important que la despesa estigui pagada i adjuntar el justificant de pagament.
Les despeses han d’estar relacionades amb el projecte o activitat.
El tipus de despesa ha de ser elegible d’acord amb les bases.
Les despeses s’han d’ajustar al pressupost econòmic presentat.

Avaluació de les activitats

Per fer una bona justificació haurem d’avaluar els següents punts:

Desenvolupament del projecte: accions dutes a terme i les que no s’hagin pogut realitzar, si n’hi ha. A més, caldrà avaluar l’èxit que hagin tingut.
Seguiment de l’activitat: s’haurà de fer una anàlisi quantitativa i qualitativa del conjunt de tasques realitzades i de la informació obtinguda.
Difusió del projecte: analitzarem a qui i com hem fet arribar el nostre projecte i l’impacte de les accions de comunicació.
Dimensió comunitària: es valorarà amb quina rellevància s’han complert els nostres objectius i l’abast del seu èxit.
Eficàcia i eficiència: s’avaluarà la relació entre els recursos i el temps invertits, i els resultats obtinguts.

Punts Claus:

Recopilar les dades durant el projecte. Encara que la memòria es redacta un cop finalitzat el projecte, es recomana recollir la informació que necessitarem, durant l’execució del projecte, de la manera més endreçada possible.

Contrastar la realitat i els resultats obtinguts amb els indicadors previstos. És a dir, avaluar el grau de fidelitat del nostre projecte en funció dels indicadors que inicialment havíem previst. Això ens ajudarà a engegar mesures correctores, si cal.

Fer constar a la memòria el compliment dels objectius amb el detall de les activitats que ens han permès assolir-los i dels indicadors que ho corroboren. De la mateixa manera, caldrà explicar les causes dels objectius no assolits.