Saltar a la navegació Informació de contacte

Portal d'entitats i voluntariat

Les claus de la transformació digital al tercer sector

Des de fa anys la transformació digital o digitalització està present en diversos sectors i, entre ells, en l’àmbit no lucratiu. Si bé al Tercer Sector aquesta transformació va ser liderada per les grans organitzacions, cada vegada més entitats de dimensions mitjanes i petites s’hi van sumant pels beneficis que comporta aquest canvi.

En aquest recurs s’explica en què consisteix la transformació digital i com les entitats sense ànim de lucre poden aplicar-la.

  • Què és la transformació digital i com implantar-la?

La transformació digital és la implementació i l’ús de la tecnologia digital en els processos de treball de l’entitat per a l’optimització del procés operatiu. L’objectiu final és la millora significativa de l’abast i l’impacte de la feina de l’organització.

La transformació digital busca un nou plantejament transversal de l’entitat amb la transformació de l’activitat diària i la cultura organitzativa. Això significa que no només s’han d’emprar dispositius i programes informàtics, sinó que també s’ha de transformar la manera de treballar.

Per a una entitat no lucrativa amb recursos limitats (econòmics, materials, personals, de coneixements...), decidir fer el pas cap a la digitalització suposa un gran repte. En primer terme, s’ha d’avaluar el punt de partida amb una anàlisi DAFO o emprant la metodologia Canvas per saber quins són els aspectes que cal canviar: quins són els objectius de l’entitat? Què es vol millorar amb la transformació digital? Quina maduresa digital té l’organització?

A partir d’aquí, cal concretar qui liderarà la transformació (a través d’un programa de digitalització, consultoria, persona experta...), quan (preferiblement en època de menys feina a l’entitat) i com es farà.

  • L’equipament informàtic

La digitalització es fonamenta en l’ús de les tecnologies, per això és bàsic disposar d’un equipament informàtic o hardware adequat.

Quants ordinadors té l’entitat? En quines condicions estan? Es disposa de tabletes o mòbils amb accés a internet?... Aquestes són algunes de les qüestions a plantejar-se. Cal destacar que hi ha empreses o entitats que donen o venen a baix preu material informàtic, com ara Pont Solidari o Dónalo.

Pel que fa al programari, el software, els més emprats són Microsoft Office (de pagament) i LibreOffice (gratuït i de codi obert). També hi ha l’opció de Google. Tant Microsoft com Google ofereixen possibilitats assequibles per a organitzacions socials que es poden demanar a través de Techsoup.

Però a què es fa referència quan es parla d’aquestes opcions? Si es contracta Microsoft Office en la versió local, els ordinadors, entre altres programes, disposaran de Microsoft Word, Microsoft Excel o Microsoft PowerPoint (programes emprats habitualment). No obstant això, també existeix l’opció en línia. En aquest cas, l’entitat gaudeix de programes similars, però accedint des d’internet. Passa el mateix amb Google i tots els productes que té.

En definitiva, es tracta de contractar el servei que s’ajusti més a les necessitats de l’organització, en tot cas, disposar de l’opció en línia és una bona manera de treballar diverses persones alhora en un mateix document o de disposar sempre dels arxius, si es teletreballa.

En aquest sentit, també cal valorar la idoneïtat o no de guardar documents i arxius al núvol (a internet). Cal destacar que els sistemes d’emmagatzematge de Microsoft i Google són més segurs que tenir els arxius guardats a un disc dur.

  • El correu electrònic

Si una entitat no disposa de correu electrònic s’està tancant moltes portes. Però disposar-ne i no consultar-lo és encara pitjor. Per això, és fonamental que qualsevol organització disposi de, com a mínim, una direcció de correu electrònic que consulti habitualment.

Aquest serà el principal canal de comunicació amb l’exterior (socis/es, usuaris/es, interessats/des, donants, mitjans de comunicació...) i també pot ser-ho en el si de l’entitat (si cada treballador/a té el seu correu). Tot i així, la revisió constant del correu electrònic és fonamental per a les gestions amb les administracions públiques perquè és on envien les notificacions. Per fer una bona gestió del correu es poden crear carpetes i/o etiquetes per endreçar els continguts.

Tot i fer ús del correu electrònic, l’organització no pot oblidar altres vies de comunicació més ràpides com el telèfon o el WhatsApp.

  • La digitalització de la comunicació interna

Amb la pandèmia s’han accelerat els mecanismes per establir comunicacions de forma telemàtica. Hi ha moltes eines que permeten realitzar videotrucades com ara Zoom, Meet o Teams (encara que ofereix moltes més funcionalitats).

Digitalitzar la comunicació interna, però, passa per altres mecanismes: com s’assabenten les demés persones del que es fa a l’entitat? Compartir calendaris és una manera de mantenir informada l’organització i això es pot fer, per exemple, amb Google Calendar o el calendari d’Outlook. L’enviament de butlletins o newsletter, tant interna com externament, també és una manera de facilitar la comunicació. Mailchimp és el gestor més utilitzat, però existeixen molts altres que permeten l’enviament massiu de correus i ofereixen estadístiques del procés.

També es poden fer servir planificadors de tasques, com Microsoft Planner o Trello, que permeten organitzar la feina segons grups de treball, establir dates d’entrega...

  • La digitalització de la comunicació externa

Actualment, si una organització no es troba a internet, no existeix. Això vol dir que ha de tenir presència digital, sigui a través d’un lloc web i/o de xarxes socials.

Disposar d’un lloc web és un aspecte fonamental, però no totes les organitzacions es veuen amb la capacitat de tirar-ho endavant. En aquest punt, és recomanable comptar amb el suport d’alguna persona experta a qui cal expressar molt bé les necessitats i els recursos de què es disposarà un cop hagi acabat la seva feina. Per tot això, és recomanable fer el lloc web amb WordPress: és el gestor de continguts més popular, per tant, existeixen multitud de recursos, tutorials i plugins (petits programes); a més, de ser fàcil d’utilitzar.

En tot cas, el lloc web ha de ser un espai senzill i el màxim estàtic (els textos no han de variar sovint). Com a mínim, ha d’incloure els apartats següents: Qui som, Què fem, Contacte i Apartats legals. A més, es pot incloure un espai dinàmic com el Blog o les Notícies, el qual s’ha d’actualitzar regularment. El lloc web també ha d’estar vinculat amb les xarxes socials.

Pel que a les xarxes socials, una entitat no ha d’estar a totes, sinó en aquelles on està el seu públic. Si es tracta d’una associació destinada a joves, no té gaire sentit estar a Facebook, perquè les persones usuàries acostumen a ser adultes. També cal entendre les característiques de cada xarxa social i tenir en compte els recursos dels que es disposa: si una entitat no té material ni coneixements per enregistrar vídeos, no té sentit que estigui a YouTube.

És millor estar a pocs llocs, però fer-ho bé: crear continguts de qualitat, amb objectius clars (vendre un producte, captar socis, fer que la gent conegui l’associació...) i de forma habitual. Les xarxes socials, a més, són un espai d’interacció i d’escolta del públic, per tant, l’entitat ha de dialogar i veuré què comenten les persones usuàries sobre l’organització o l’activitat. Una bona eina per crear continguts per a xarxes socials és Canva. D’una manera senzilla es poden crear materials atractius i adaptats a cadascuna de les xarxes.

  • Idees generals

En resum, en el procés de digitalització cal tenir en compte els següents aspectes:

  1. Planificar molt bé el procés de digitalització i la finalitat d’aquest.
  2. Replantejar la manera de pensar l’entitat.
  3. Implicar tota l’entitat i això passa per saber les necessitats del personal.
  4. Formar el personal treballador i les persones usuàries, si cal (per exemple, crear breus tutorials perquè es puguin fer les inscripcions).
  5. Aplicar els processos i mantenir-se al dia de les novetats. No serveix de res instal·lar un programa de comptabilitat, si això es continua fent en Excel o a mà.
  6. La seguretat és molt important. Cal tenir contrasenyes segures, guardar els continguts al núvol en espais segurs, disposar d’una xarxa wifi segura a la feina i a casa, mantenir els programes actualitzats i fer anàlisis de virus periòdicament o no obrir ni descarregar arxius provinent de correus electrònics amb remitent sospitós.