Què hem de tenir en compte per contractar personal
Les entitats es poden trobar en la situació d’haver de contractar personal per a dur a terme la seva activitat o projecte, a continuació s’abordarà les principals qüestions que s’han de tenir en compte a l’hora de contractar persones treballadores.
TRÀMITS INICIALS
En primer lloc, s’han de dur a terme uns tràmits inicials previs a la contractació, que són els següents:
Inscripció de l´entitat
Quan una entitat vol contractar personal per primer cop ha de sol·licitar la seva inscripció a la Tresoreria General de la Seguretat Social, la qual li assignarà un compte cotització per a la seva identificació i control de les seves obligacions.
Per realitzar aquest tràmit, és necessari omplir els models FR10 i TA.6 i presentar-los a l’Administració de la Tresoreria General de la Seguretat Social més propera al domicili de l’entitat. A més, s’haurà de presentar el DNI de la persona representant de l’entitat, els estatuts de l’associació i el document emès per Hisenda on consti el NIF de l’entitat i l’activitat econòmica a la qual es dedica.
Comunicació d´obertura del centre de Treball
Aquesta comunicació es farà prèviament a l’obertura del centre de treball o en el termini dels 30 dies següents a la seva obertura.
La documentació que s’ha d’aportar és un formulari oficial que es facilita a la Direcció Provincial del Ministeri de Treball o en la Conselleria corresponent. A més, caldrà presentar el Pla de Prevenció de Riscos Laborals. Aquest tràmit l’ha d’efectuar el representant legal de l’entitat.
Afiliació de les persones treballadores
Si l’entitat ha de contractar una persona treballadora que no està afiliada a la Seguretat Social, s’ha de fer aquest tràmit, el qual el poden realitzar els propis treballadors i treballadores per compte propi, tot i que també ho pot realitzar l’entitat. Per poder dur a terme l’afiliació d’una persona treballadora, l’entitat s’ha d’adreçar a la Direcció Provincial de la Tresoreria de la Seguretat Social on estigui domiciliada l’entitat i omplir el formulari TA.1. Sempre s’haurà de fer amb anterioritat a l’inici de l’activitat laboral.
Alta del personal a la Seguretat Social
Una altra qüestió a tenir en compte és que les altes de les persones treballadores sempre s’han de comunicar amb anterioritat a l’inici de l’activitat laboral. És un tràmit pel qual es constitueix la relació jurídica amb la Seguretat Social.
L’entitat i la persona treballadora es comprometen a realitzar aportacions econòmiques al sistema de la Seguretat Social (obligació de cotitzar) i genera el dret a rebre prestacions (econòmiques i/o sanitàries) segons la situació laboral de la persona treballadora.
Aquest tràmit s’ha de realitzar a l’Administració de la Tresoreria General de la Seguretat Social de la província on estigui domiciliada l’entitat. Es pot fer fins a 60 dies abans de l’inici de la relació laboral.
Les dades que s’han d’informar són les següents:
- Nom de l´entitat.
- Codi de compte de cotització.
- Règim de la Seguretat Social.
- Nom i cognoms, DNI i número de la Seguretat Social de la persona treballadora.
- DNI de la persona treballadora.
- Data d´inici de l´activitat.
- Grup de cotització.
- Tipologia de contracte.
CONTRACTACIÓ
Un cop realitzats aquests tràmits previs, es pot procedir a la contractació de personal. Aquest tràmit consisteix en realitzar la legalització o alta dels contractes de treball per compte aliè. Actualment hi ha 4 tipus de contractacions laborals:
- Contracte indefinit.
- Contracte temporal.
- Contracte de formació en alternança.
- Contracte formatiu per a l´obtenció de la pràctica professional.
L´entitat té l´obligació de comunicar al Servei Públic D’ocupació (SEPE) l´inici de la relació laboral en un termini no superior a 10 dies des de la signatura del contracte.
TRÀMITS I OBLIGACIONS UNA VEGADA S’HA INICIAT RELACIÓ LABORAL AMB LES PERSONES TREBALLADORES
Nòmines de les persones treballadores
S’hauran de confeccionar mensualment les nòmines dels les persones treballadores, tenint en compte totes aquelles circumstàncies que es puguin produir: incapacitat temporal, plus de transport, dietes, etc.
És recomanable contractar els serveis d’una gestoria per realitzar-les, ja que cal disposar d’un software de nòmines i coneixements específics en matèria laboral.
Presentació dels Rebuts de cotització mensuals
És obligatori presentar els rebuts de cotització (RLC-RNT) mensualment, els quals fan referència a les cotitzacions socials que paguen les entitats pels seu personal, és a dir, les aportacions a la Seguretat Social. Normalment ho porta a terme la mateixa gestoria que gestiona les nòmines.
Presentació Trimestral/ Anual d´IRPF (Model 111-190)
El model 111 és el document amb la que les entitats declaren i ingressen les retencions d’IRPF que han practicat als seus treballadors durant el trimestre i, si fos el cas, dels professionals amb retenció que els hagin prestat serveis. Aquest tràmit s’ha de fer a Hisenda, normalment el tramiten també des de la gestoria on es fan les nòmines.
El model 190 és una declaració resum anual sobre les retencions. Amb la seva declaració no s’ha d’abonar cap import, però sí s’ha d’aportar tota la informació presentada en els models 111 dels trimestres de l’any. També el sol realitzar la gestoria contractada per nòmines.
Contractar l´assegurança d´accidents de treball
Alguns convenis col·lectius dicten obligació de tenir contractada una assegurança d’accidents amb l’objectiu de fer front a possibles indemnitzacions que poguessin correspondre en cas d’accidents laborals patits pels treballadors.
Control i registre horari
És obligatori, per normativa, portar un control i registre de jornada de tots els treballadors. Es pot fer en format paper o digitalment a través d’aplicacions específiques per a aquest ús.
Prevenció de Riscos Laborals
Tota entitat que tingui contractat personal està obligada a complir amb la Llei de Prevenció de Riscos Laborals. En aquest cas, s’han d’avaluar els riscos de l’activitat, definir un pla de riscos, informar i formar els seus treballadors i vigilar la salut dels mateixos.
Normalment, aquests serveis es solen contractar a través d’empreses externes especialitzades en la matèria.
Registre Salarial
Des del mes d’abril de 2021 tota entitat està obligada a tenir i mantenir a disposició del seu personal un registre retributiu on es pugui consultar informació estadística i pròpia de l’entitat sobre la retribució de la seva plantilla desagregada per sexes i categories professionals.
Calendari laboral
Totes les entitats estan obligades a exposar en el seu centre de treball, en un lloc visible, el calendari laboral. Aquest contindrà l’horari de treball dins l’entitat i la distribució anual dels dies de treball, festius, descansos setmanals, etc.
Protocol d´assetjament sexual
Les entitats estan obligades a adoptar totes les mesures necessàries per protegir la seguretat i salut de les treballadores. Han de disposar del protocol corresponent independentment del nombre de persones treballadores. Només amb una persona contractada ja s’ha de tenir un protocol d’assetjament sexual.
Pla d´Igualtat
Totes les entitats de més de 50 treballadors té obligació d’implantar un Pla d’Igualtat a la seva organització. (Veure recurs IGUALTAT EFECTIVA DE DONES I HOMES: EL PLA D'IGUALTAT)