INCORPORACIÓ DE LES REUNIONS TELEMÀTIQUES ALS ESTATUTS
Cada any, totes les entitats tenen la obligació de celebrar l’assemblea general ordinària, tal i com es recull a la Llei 4/2008, de 24 d’abril del Llibre III del Codi Civil de Catalunya, pel que fa a les associacions.
La finalitat d’aquesta assemblea és que les persones sòcies de l’entitat puguin aprovar la gestió de l’òrgan de govern de l’entitat, així com els comptes de l’associació i el pressupost.
A més d’aquesta assemblea ordinària de caràcter obligatori, les entitats poden celebrar tantes assemblees extraordinàries com siguin necessàries per tractar aquells assumptes que considerin. En aquest cas, la iniciativa i convocatòria habitualment prové de l’òrgan de govern, tot i que també podria succeir que un 10% dels socis i sòcies de l’entitat la sol·licitin. En aquest cas, la Junta directiva de l’entitat té la obligatorietat de convocar-la en un màxim de 30 dies.
Tradicionalment, les assemblees de les entitats, així com les reunions del seu òrgan de govern, s’han celebrat de forma presencial, però des del 2020, arran de la pandèmia provocada per la Covid-19, gairebé totes les entitats han realitzat les seves reunions de manera telemàtica.
Aquesta pràctica és va regular per via d’urgència durant l’Estat d’Alarma i, en aquests moments, es pot continuar celebrant l’assemblea de manera telemàtica, tot i que no estigui així recollit en els estatuts de l’entitat, fins el 31 de desembre de 2022.
A partir d’aquesta data, caldrà que aquesta pràctica estigui expressament regulada en els estatuts de l’entitat. En cas contrari, no es podrà continuar utilitzant aquesta via, sinó que les assemblees s’hauran de celebrar, obligatòriament, de manera presencial.
Com s’ha de formalitzar la possibilitat de celebrar reunions per via telemàtica?
Les entitats que vulguin utilitzar els mitjans telemàtics per a la celebració de les seves assemblees i reunions de junta, han de procedir a la modificació del text estatutari.
En primer lloc, caldrà fer una proposta i incloure-la dins del punt de l’ordre del dia de l’assemblea, a fi que totes les persones sòcies en siguin coneixedores i poder facilitar la seva aprovació.
Aquesta aprovació s’ha de fer per la majoria qualificada prevista en els estatuts per a procedir a la modificació dels estatuts de l’entitat.
A continuació, caldrà emetre un certificat signat per la Secretaria i amb el vistiplau de la Presidència de l’associació. Aquest s’ha de presentar al Registre d’Associacions per a la seva inscripció junt amb el text dels estatuts, on s’haurà d’haver incorporat prèviament la redacció esmentada en els capítols destinats a l’assemblea i a l’òrgan de govern, respectivament.
Quins són els requisits per celebrar una assemblea per mitjans telemàtics?
En el cas de les associacions i fundacions inscrites al Registre d’Associacions de Catalunya, un cop regulada aquesta opció en els estatuts de l’entitat, podran celebrar reunions de l’òrgan de govern i d’assemblea mitjançant videoconferència o qualsevol altre mitjà telemàtic.
Si les entitats estan inscrites al Registro Nacional de Asociaciones, les reunions només es podran dur a terme a través de videoconferència o conferència telefònica múltiple.
En ambdós casos, els requeriments de la plataforma utilitzada són els següents:
- Ha de permetre identificar les persones assistents.
- Permetre la comunicació i intervenció en la deliberació.
- Emissió del vot.
En termes generals, l’entitat ha de poder garantir el dret a la participació efectiva de totes les persones sòcies. Per aquest motiu, s’ha de tenir en compte el perfil dels associats i associades de l’associació pel que fa a les seves habilitats, coneixements i suports informàtics.
En relació a aquesta qüestió, és oportú facilitar tota la informació per poder connectar-se de manera virtual i també facilitar els suports necessaris. En ocasions, es possible que l’entitat es plantegi celebrar una assemblea de caràcter híbrid, on puguin assistir persones tant de manera presencial com virtual.
Les reunions virtuals s’entendran celebrades al domicili de l’entitat o on es trobi la persona que la presideix.
Convocatòria de Reunió de Junta i Assemblea
Una gran part d’entitats, a l’hora de convocar l’Assemblea i les reunions de l’òrgan de govern, utilitzen mitjans telemàtics. Per poder fer-ho d’aquesta manera, també cal tenir-ho expressament recollit en els estatuts de l’entitat.
Es tracta d’adequar els estatuts a la forma habitual de funcionar internament. Per tant, si la convocatòria es duu a terme mitjançant correu electrònic s’ha de fer constar d’aquesta manera en el text estatutari.
També es recomana que es deixin obertes altres possibles fórmules telemàtiques, ja que és possible que, amb el pas del temps, puguin existir altres mitjans que resultin més adequats i que es vulguin utilitzar.
Finalment, una qüestió a remarcar és que s’ha de convocar a totes les persones sòcies i això implica que en cas que si hi ha una part de la base social que no té la possibilitat de rebre la convocatòria per via telemàtica, se’ls ha d’informar pel mitjà que els pugui arribar de manera efectiva.